Le leggi che stabiliscono gli obblighi di conservazione dei documenti fiscali sono diverse. Sostanzialmente, possono essere suddivise in tre categorie:

• Le norme fiscali e tributarie
• Le norme civilistiche
• Le regole tecniche del CAD (Codice dell’Amministrazione Digitale)

Per quanto riguarda i documenti di rilevanza fiscale, la norma tributaria di riferimento è il Decreto del MEF del 17 giugno 2014. Questo stabilisce le modalità con cui tali documenti, inclusi le fatture, devono essere conservati in formato digitale. Si potrebbe argomentare che questa norma fiscale per la conservazione delle fatture elettroniche sia superata dalla modifica del Dlgs.127/2015. Quindi, l’obbligo, prima in capo all’azienda, viene ora assolto dall’Agenzia delle Entrate.

C’è poi il Codice Civile che regola le obbligazioni per le persone fisiche e le aziende nei rapporti con i terzi. L’Art.2220 recita: “Le scritture devono essere conservate per dieci anni dalla data dell’ultima registrazione. Per lo stesso periodo devono conservarsi le fatture, le lettere e i telegrammi ricevuti e le copie delle fatture, delle lettere e dei telegrammi spediti”.

Quest’ultima norma, a meno di ulteriori interventi legislativi che modifichino il Codice Civile, non può essere considerata automaticamente assolta dall’Agenzia delle Entrate. Infatti, è un obbligazione riferita all’impresa che produce le scritture contabili, non solo per soddisfare obblighi fiscali, ma anche per gli effetti giuridici e di responsabilità civile che possono derivare nei rapporti con altre controparti.

Ad esempio, pensiamo alla necessità di presentare una fattura in tribunale per una causa civile. Se il portale dell’Agenzia delle Entrate non permettesse la presentazione del documento, chi sarebbe responsabile? Chi risponderebbe per eventuali danni? E se la controparte in giudizio fosse l’Agenzia delle Entrate stessa?