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Studio e clienti parlano la stessa lingua? La risposta è…

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Nel mondo del lavoro, molto spesso le difficoltà di comunicazione rallentano e complicano l’operatività di ogni giorno. Queste difficoltà interessano il modo con cui si comunica. Oramai sempre più si fa uso delle email, di messaggi, senza contare le telefonate. Ma interessano anche, più semplicemente, il ‘come’ vengono denominate le “cose” tra soggetti che comunicano tra loro.

Se osserviamo più da vicino il rapporto tra lo studio e il cliente, troppe volte ci siamo accorti nei fatti che tra di loro non parlano la stessa lingua!

Ma, l’ottima notizia è che la tecnologia dà un gran mano e risolve in modo brillante tanti annosi problemi.

Scopri in che modo la tecnologia aiuta il dialogo tra lo studio ed il cliente: può servire anche a te.

Avendo avuto modo di lavorare per anni a stretto contatto con molti studi di commercialisti e professionisti e con i loro clienti abbiamo constatato che esistevano di fatto problemi quotidiani da affrontare.

Uno di questi è la difficoltà dello studio di reperire informazioni dai propri clienti (la materia prima con cui lo studio lavora).

Informazioni che, in alcuni casi, sono dati che servono per il lavoro di ogni giorno, mentre in altri sono veri e propri scambi comunicativi sui diversi aspetti professionali.

Le ricerche ci dicono che questo è un problema diffuso, trasversale e che si può constatare  in ogni settore, non solo nell’ambito amministrativo e che coinvolge sia il ‘come’ vengono trasmesse le comunicazioni, sia la modalità con cui vengono fatte.

Ad esempio, Microsoft ha stimato in 16 ore ‘perse’ alla settimana il tempo che i dipendenti sentono di perdere in attività che ‘rubano’ risorse al lavoro effettivo.

Da comunicato Microsoft:

“Il peso del “debito digitale” a scapito dell’innovazione. Il cosiddetto debito digitale sta avendo un impatto su molti lavoratori: l’afflusso di dati, e-mail, riunioni e notifiche che riceviamo ogni giorno ha superato la capacità dell’uomo di processarli e smaltirli tutti, accelerando il ritmo del lavoro. A livello globale, il 64% delle persone dichiara di avere difficoltà a trovare il tempo e l’energia necessari per svolgere il proprio lavoro: queste stesse persone sono 3,5 volte più soggette ad avere difficoltà con l’innovazione e il pensiero strategico”.

I numeri rispecchiano una situazione che troppo spesso si verifica in ufficio e che avevamo già evidenziato in questo articolo.

I tre problemi che incidono di più sulla fluidità del lavoro sono:

  • La mancata fornitura dei documenti allo studio per svolgere le operazioni richieste, come ad esempio i movimenti bancari o gli estratti conto per la riconciliazione bancaria
  • La fornitura dei documenti in formati che sono sono standardizzati, aspetto che richiede allo studio di procedere a una conversione degli stessi, impiegando tempo ed energia
  • La mancanza di sicurezza informatica che deriva da uno stoccaggio dei documenti spesso confuso o approssimativo (ad esempio, file delicati che risiedono nel desktop)

A questi problemi pratici ne seguono altri legati a quello che possiamo chiamare divario comunicativo.

Tante volte,  ed è normale che sia così, vengono usati termini diversi per indicare la stessa cosa e questo può creare fraintendimenti fra il cliente e il professionista.

Come risolvere alla base questa situazione?

Come attivare uno scambio comunicativo e documentale fluido e sicuro?

La FinTech migliora la comunicazione

L’impiego di strumenti tecnologici basati sulla FinTech aiuta a risolvere brillantemente i problemi legati sia alla comunicazione che alla gestione vera e propria dei documenti tra studio e cliente

Quando lo studio si dota di strumenti tecnologici, attiva infatti un’operatività che abbandona la gestione manuale e quasi sempre caotica dei documenti, a favore di una gestione concentrata in un unico posto, solitamente in un’unica piattaforma online.

Per capirne i benefici vediamo l’esempio di Cash Flow Gestione Finanziaria: lo strumento di ultima generazione ideale per Professionisti, Commercialisti, CFO, Revisori e Sindaci, che permette di:

  • Gestire le anagrafiche banche ed affidamenti
  • Gestire dell’importazione dello scadenzario (pagamenti ed incassi fatture) da altro gestionale
  • Gestire il previsto incasso e pagamento (senza toccare la data scadenza originale della fattura)
  • Inserire dei costi extra-contabili (mutui, costi del personale, affitti, assicurazioni, …)
  • Gestire le anticipazioni delle fatture in banca e del finimport
  • Calcolare della disponibilità di fine mese
  • Definire i flussi di cassa attivi e passivi nei prossimi 12 mesi (rolling)
  • Proiettare i saldi finanziari a breve e medio termine
  • Inserire il budget economico
  • Trasformare il budget economico in budget finanziario in almeno 3 versioni (per poter fare delle simulazioni)
  • Calcolare il DSCR per gestire il tema della nuova normativa della Crisi d’Impresa

Tutte queste funzioni aziendali sono condivisibili tra studio e cliente e qui sta la grande rivoluzione dello strumento, perché Cash Flow presenta al suo interno:

  • Connettore SDI (Agenzia delle Entrate)
  • Connettore Multi-Banca e Multi-Conto
  • Lo strumento per la pianificazione finanziaria e gestione della tesoreria

Praticità, efficienza e chiarezza per lo Studio e i Clienti

Grazie a  particolari algoritmi e ad avanzati sistemi di connessione ai dati, il sistema Cash Flow acquisisce e li elabora in modo automatico e automatizzato.

Si tratta sia di dati provenienti dal Sistema di Interscambio presso l’Agenzia delle Entrate (dati di fatture e corrispettivi), che di dati provenienti dal Sistema Bancario (dati di saldi e movimenti di conto corrente e carte di credito).

Il tutto avviene, naturalmente, previa configurazione ed attivazione delle necessarie autorizzazioni e tramite l’impiego di credenziali di accesso. 

L’accesso ai dati avviene nel pieno rispetto delle normative vigenti in materia di Privacy.

Più tempo, risorse ed energia per lo studio

Dal punto di vista documentale si attiva un immenso risparmio di tempo, perché i file vengono caricati in modo automatico e questo annulla le risorse di tempo richieste per lo scambio ‘manuale’.

Dal punto di vista comunicativo, Cliente e Studio hanno a disposizione uno strumento che informa la lingua e che evita quindi sul nascere fraintendimenti o incomprensioni.

Nel caso di Cash Flow, l’operatività va alle stelle.

Grazie all’accesso ai dati delle fatture (attive e passive) e ai dati dei movimenti bancari, vengono infatti elaborati i dati, attivando un sistema avanzato di pianificazione finanziaria e di gestione della tesoreria.

Lo scenario che si defila è questo: studio e cliente hanno accesso a uno strumento che permette di automatizzare procedure ripetitive (ad altro rischio di errore) e di salvaguardare tutto il tempo finora speso in comunicazioni, scambi di dati e di documenti, perché tutto resta ordinato in un’unica postazione online

  • Condivisibile, consultabile e operativa in ogni momento del giorno e da ogni luogo grazie al funzionamento in cloud
  • Sicura, perché dotata di protezioni informatiche di elevato livello
  • Ordinata, grazie a una programmazione che punta alla chiarezza e alla disposizione chiara e rapida di documenti e funzioni

Questo è Cash Flow, un esempio di come la migliore FinTech può realmente evolvere l’operatività, migliorare i risultati di gestione e far risparmiare a studi e clienti tanto tempo, da dedicare ad attività di alto valore.

Risorsa:

Codice della Crisi di Impresa in Gazzetta Ufficiale

Link utili:

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Redazione Must Web
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