Speciale Riconciliazione Bancaria Automatica I parte

Dedicato ai professionisti commercialisti: come reperire le informazioni dai clienti in un click

Guidi o sei parte di uno studio di commercialisti? Ti trovi in difficoltà a reperire i dati dai tuoi clienti? Vorresti snellire le operazioni di riconciliazione bancaria, ma non hai ancora trovato un sistema che ti permette di farlo come desideri?

Questo articolo/guida ti aiuta a fare chiarezza e ti indica:

• I 3 motivi perché gli studi fanno così fatica a reperire i documenti dai clienti
• La norma che ha svoltato il mondo dell’home banking e come usarla a tuo favore per reperire velocemente i documenti dai tuoi clienti, in completa autonomia.
• Il sistema che ti permette di eseguire la riconciliazione bancaria automatica in modo rapido, fluido e automatizzato.

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Riconciliazione bancaria automatica: tutti i problemi di questa operazione

L’interesse negli ultimi anni è altissimo: l’industrializzazione dei processi amministrativi o, per utilizzare un termine tecnicamente più corretto, l’automazione delle procedure contabili ripetitive, è un tema ‘caldo’ e sentito da tutti gli studi professionali.

Il volume delle operazioni manuali può, infatti, essere inaffrontabile, oltre che una fonte di errori e di una richiesta di tempo e di energie senza pari.

Il tutto si inserisce in un contesto dove gli studi si confrontano quotidianamente con una fornitura di dati scostante e disomogenea.

Perché è inutile girarci intorno: nella mente dell’imprenditore medio, l’ufficio amministrativo è, molto spesso, inteso come un centro di costo più che centro strategico.

Nella testa dell’imprenditore è un qualcosa che ‘deve’ essere fatto.

Non ci sono alternative, quindi l’amministrativo viene visto come un costo dal peso eclatante.

Ora: pensiamo alle realtà che si trovano a dover riconciliare quotidianamente una quantità di movimenti voluminosa.

Cosa succederebbe se quella realtà dovesse avere un ufficio amministrativo che processa, come avviene ad oggi nel mondo degli studi, le prime note?

Magari non con carta e penna (anche se ci andiamo abbastanza vicini), ma ben che vada, importando un foglio Excel con i movimenti e poi imputando conti o facendo la riconciliazione?

Quella stessa realtà avrebbe bisogno di un ufficio amministrativo con una quarantina di persone minimo, il che avrebbe un costo enormemente elevato!

Ecco allora entrare in campo l’industrializzazione dei processi di prima nota, che li snellisce fortemente, limita i margini di errore, ma soprattutto allevia quella realtà da un carico di lavoro, a conti fatti, insostenibile.

Non a caso, le prime 750 imprese in Italia sono tutte munite di una soluzione centralizzata di tesoreria.

La domanda fatidica è: perché gli studi, ad oggi, non sono riusciti, al pari delle imprese, ad industrializzare un processo per cui, paradossalmente, hanno più interesse rispetto al mondo impresa?

Riconciliazione bancaria automatica: I 3 scogli che ogni studio è chiamato ad affrontare

Nel corso degli anni abbiamo individuato 3 risposte, che corrispondono a 3 macro aree.

1. La prima è che lo studio professionale è sub iudice nella ricezione delle informazioni da parte dei clienti.

Cosa significa? Significa che se il cliente non fornisce i movimenti bancari, gli estratti conto…il professionista non è fisiologicamente in grado di processarli.

E sappiamo tutti che, mediamente, lo studio è in ritardo di 1, 2 o 3 mesi nella riconciliazione.

Il tutto, permettendosi di dire che, in un’ottica di ritardo di pochi mesi, lo studio è anche molto bravo ed efficiente, perché tendenzialmente le riconciliazioni si fanno l’anno dopo, per l’anno prima.

 Di conseguenza, non avere a disposizione i movimenti preclude la possibilità di organizzare il lavoro e questo è oggi un problema sentito da moltissimi studi di professionisti commercialisti.

• La seconda risposta, altrettanto importante, è che le informazioni inviate allo studio non sono di tipo standard.

Il cliente può inviarle in formato PDF, magari portarle in studio in forma cartacea oppure, nei casi più sofisticati, inviarle con file CSV, o Excel, quindi fondamentalmente, fornendo una stampa dall’home banking.

Ma attenzione, perché, l’XML è uno strumento grandioso, ma è tutto fuorché standard.

Cosa vuol dire? Vuol dire che l’estratto conto in Excel di Banca Intesa è diverso da quello di Banca Sella, che è diverso da quello di Unicredit…

Di conseguenza, cosa è necessario fare per la stragrande maggioranza dei prodotti gestionali di studio?

Tutti i principali gestionali di studio hanno la possibilità di effettuare una sorta di ‘mappatura degli Excel’ tale per cui se si dà in pasto al proprio gestionale un file Excel proveniente dalla home banking di Banca Intesa (per fare un esempio) si creano delle regole tali, per cui il gestionale riesce a ‘digerire’ quei movimenti e a importarli.

Attenzione: non stiamo parlando di riconciliazione e tanto meno di automatismi.

Si tratta di data entry con dei set up, ed è importante considerare che ogni banca esporta i file diversamente, quindi ogni banca merita di avere il suo setup.

Fermo restando che, nel corso dello stesso anno, un istituto può anche modificare il formato di esportazione.

E questo porta a dover ‘rimappare’ i file, per poter permettere al gestionale di digerire quei movimenti.

• Terzo elemento: la sicurezza.

Purtroppo, si tratta di un aspetto che non suscita interesse, fino a quando non succedono dei disagi.

In sintesi, un invio tramite mail di un file Excel, che molto spesso risiede in locale, ovvero nel Pc di qualcun in azienda, piuttosto che essere stampato…sono operazioni non propriamente idilliache sul fronte della sicurezza informatica.

Gli strumenti salva tempo e salva energia la riconciliazione bancaria

Prima di scoprire qual è lo scenario e quali sono gli strumenti che permettono di risolvere questi scogli, è importante considerare che tutti i gestionali di studio, o perlomeno tutti i principali, hanno la possibilità di importare i dati di prima nota dall’esterno.

Attenzione, parliamo di dati di prima nota, non  di movimenti banca, ovvero di vere prime note, ‘fatte e finite’.

Molti studi di professionisti commercialisti avranno dei clienti virtuosi e magari del tutto autonomi, per cui vengono trasmesse le prime note già fatte dall’ufficio amministrativo e ci si limita a fare il bilancio.

In questo caso lo studio eredita quanto fatto dall’ufficio amministrativo del cliente, ma anche in questo caso c’è un ma…

Come procedere con l’automatizzazione? Come poter reperire dati sicuri da elaborare in studio e operare con una riconciliazione bancaria automatica?

1° strumento salva tempo: la normativa che cambia tutto (e che ci aiuta)

Tutto parte da quello che è stato chiamato l’anno zero dei rapporti con l’home banking, ovvero dalla Direttiva PSD2, la Direttiva Europea sui Servizi di Pagamento.

La PSD2  ha portato una serie di innovazioni importantissime, quali l’aumento della competitività all’interno o all’esterno bancario e l’introduzione di nuovi criteri di sicurezza quali il 3D Secure, protocollo basato su XML progettato per essere uno strato di sicurezza supplementare per le transazioni con carta di credito o debito via internet.

L’aspetto fondante, fondamentale e strategico è proprio la facilità e la fruibilità delle informazioni provenienti dall’home banking tramite sistemi sicuri e protetti certificati da player autorizzati, che vengono definiti i TTP Third Party Provider.

Rispetto alla fruibilità delle informazioni del mondo banca, la PSD2 ha segnato  uno spartiacque preciso, perché lo studio può ora accedere ai movimenti bancari del clienti in pochi click.

2° strumento salvatempo per la riconciliazione bancaria automatica

Il secondo strumento è lo Spid, ovvero la possibilità di connettersi con l’Agenzia delle Entrate e accedere alle fatture attive e passive del cliente.

In pratica, il cliente dello studio si autentica presso uno spazio apposito, il che richiede tempi irrisori (dai 3 ai 5 minuti) e permette la fornitura allo studio professionale dei dati e l’autorizzazione a trattarli.

Questo permette agli studi di potere reperire i dati dei clienti (fatture attive e passive e movimenti bancari) in pochi click, ma soprattutto di avere a disposizione dati certi, in real time e che diventeranno la base per poter procedere con la riconciliazione bancaria automatica.

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E se desideri conoscere come il tuo studio può fare una riconciliazione bancaria automatica clicca qui, trovi la seconda parte di questo articolo di approfondimento dedicato al tema.

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