Che cos’è il RENTRI
Il RENTRI è un sistema digitale nazionale attraverso il quale vengono raccolte e rese disponibili tutte le informazioni relative alla produzione, al trasporto, al recupero e allo smaltimento dei rifiuti.
Il sistema si compone di due adempimenti distinti, anche se collegati tra loro. Il primo è il registro cronologico di carico e scarico, nel quale vengono annotate le operazioni sui rifiuti prodotti o gestiti, mentre il secondo riguarda il FIR, il Formulario di identificazione del rifiuto che accompagna ogni movimentazione dal produttore o detentore fino al destinatario. Nella versione elettronica, ovvero il Fir digitale, il formulario viene chiamato xFIR.
Qui il link alla pagina Rentri del Ministero dell’Ambiente e della Sicurezza Energetica
Qual è il quadro normativo di riferimento
Il quadro normativo di riferimento comprende l’articolo 188-bis del decreto legislativo 152/2006 e il decreto del Ministero dell’Ambiente e della Sicurezza Energetica 4 aprile 2023, n. 59, che disciplina il RENTRI e le modalità di trasmissione dei dati.
Per tutti i soggetti che devono aderire al sistema, il registro cronologico e il FIR devono essere prodotti in formato elettronico e conservati a norma per tre anni, come previsto dagli articoli 190 e 193 del decreto legislativo 152/2006.
Qui la disciplina del sistema di tracciabilita’ dei rifiuti e del registro elettronico nazionale per la tracciabilita’ dei rifiuti in Gazzetta Ufficiale.
Cosa cambia dal 16 settembre 2026
Fino al 15 settembre 2026 è possibile emettere il FIR in formato cartaceo, secondo le modalità previste dalla disciplina transitoria. Dal 16 settembre 2026, quindi dal giorno successivo, questa possibilità decade per i soggetti obbligati all’utilizzo del formulario digitale.
L’xFIR, il Fir digitale, dovrà quindi essere emesso, gestito e conservato in formato elettronico. Il passaggio va oltre la semplice trasformazione di un documento cartaceo in un file, perché modifica il modo in cui le informazioni vengono prodotte, condivise e archiviate tra i diversi soggetti coinvolti nella movimentazione dei rifiuti.
L’obiettivo del Fir digitale è creare una tracciabilità più puntuale, ridurre il rischio di errori e rendere i dati maggiormente verificabili. Anche la disponibilità dei documenti diventa più immediata, come accade con tutto ciò che viene prodotto e organizzato digitalmente, soprattutto in occasione dei controlli da parte degli enti competenti.
Quali aziende sono tenute a gestire il FIR digitale
Le casistiche sono diverse e vanno valutate in relazione all’attività svolta, alla tipologia di rifiuti prodotti e, in alcuni casi, anche al numero dei dipendenti.
In linea generale, l’adempimento riguarda le aziende che producono rifiuti pericolosi, indipendentemente dal numero di dipendenti, e quelle che producono rifiuti non pericolosi nell’ambito delle attività individuate dalla normativa e hanno più di dieci dipendenti.
Sono inoltre interessate le imprese che operano come trasportatori professionali di rifiuti, che svolgono attività di intermediazione o commercio di rifiuti senza detenzione oppure che gestiscono impianti destinati al recupero o allo smaltimento dei rifiuti.
La normativa contempla anche esclusioni, semplificazioni e situazioni particolari, ad esempio per alcune categorie di imprenditori agricoli, per determinate attività professionali o commerciali e per specifiche tipologie di rifiuti.
Prima di procedere è quindi necessario verificare la propria posizione con il consulente ambientale o con il professionista che segue gli adempimenti dell’impresa.
Perché la conservazione dell’xFIR è importante
L’emissione del formulario digitale è soltanto una parte dell’adempimento, perché i documenti devono essere conservati secondo modalità che ne garantiscano autenticità, integrità, leggibilità e reperibilità nel tempo.
Conservare un file va oltre il semplice gesto di salvarlo sul computer, allegarlo a un’e-mail oppure inserirlo in una cartella, perché la conservazione digitale a norma segue procedure specifiche e deve permettere di dimostrare che il documento non è stato alterato nel corso del tempo.
Il tutto si inserisce in un contesto molto articolato, soprattutto per quanto riguarda la gestione dei rifiuti speciali, con milioni di tonnellate movimentate ogni anno tra produttori, trasportatori e impianti di destinazione, come emerge dai dati pubblicati da ISPRA (qui il rapporto Ispra sui rifiuti speciali 2026).
In un sistema così complesso, disporre di dati strutturati e di documenti facilmente rintracciabili può aiutare le imprese a ridurre le attività manuali e a gestire con maggiore ordine gli obblighi documentali.
Come gestire il Fir digitale con GEDfe
Per accompagnare le imprese nel passaggio al nuovo sistema, Must Web mette a disposizione un modulo aggiuntivo di GEDfe dedicato alla gestione digitale del Formulario di identificazione del rifiuto nell’ambito del RENTRI.
Il servizio permette di caricare il file XML dell’xFIR attraverso un semplice upload. GEDfe estrae automaticamente i dati necessari per classificare il documento e renderlo facilmente rintracciabile e richiamabile in caso di controllo, senza richiedere la digitazione manuale delle informazioni.
In fase di acquisto è possibile scegliere il pacchetto più adatto al volume dei formulari gestiti. Il servizio permette di conservare fino a 100, 500 oppure 2.000 documenti e la scelta può essere effettuata sulla base del numero medio di movimentazioni e delle esigenze operative dell’organizzazione.
Qualora il numero di xFIR dovesse superare quello incluso nel pacchetto acquistato, sarà possibile aggiungere ulteriori pacchetti di documenti integrativi.
Qui il link per acquistare il servizio xFir del modulo GEDfe
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Domande frequenti sul FIR digitale
Dal 16 settembre 2026 il FIR cartaceo potrà ancora essere utilizzato?
Per i soggetti obbligati alla gestione elettronica del formulario, dal 16 settembre 2026 il FIR dovrà essere emesso e conservato esclusivamente in formato digitale. È comunque consigliabile verificare la propria posizione sul portale RENTRI o con il consulente ambientale dell’azienda, soprattutto in presenza di esclusioni o regimi particolari.
Per quanto tempo deve essere conservato l’xFIR?
Il Formulario di identificazione del rifiuto deve essere conservato per tre anni, secondo quanto previsto dall’articolo 193 del decreto legislativo 152/2006. La conservazione deve assicurare nel tempo autenticità, integrità, leggibilità e reperibilità del documento.
Come viene acquisito l’xFIR in GEDfe?
Il file XML dell’xFIR, il Fir digitale, viene caricato nella piattaforma attraverso un semplice upload. GEDfe estrae automaticamente i dati necessari per organizzare e indicizzare il documento, che potrà così essere rintracciato e richiamato rapidamente senza inserire manualmente le informazioni.
