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Ti presentiamo il sistema PEPPOL per la conservazione sostitutiva (benefici a cascata per la tua azienda)

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PEPPOL (Pan-European Public Procurement OnLine) è un progetto europeo per agevolare le imprese e i professionisti nelle comunicazioni, grazie ad uno standard condiviso per facilitare e proteggere lo scambio di informazioni digitali.

PEPPOL è l’acronimo di Pan-European Public Procurement OnLine e si tratta di un progetto europeo che ha l’obiettivo di agevolare le imprese e i professionisti nelle comunicazioni.

In che modo? Con uno standard condiviso, che in un certo senso ‘parla la stessa lingua’ e così facilita e protegge lo scambio di informazioni digitali.

Il sistema si basa su un network costituito da Access Point, ovvero da intermediari che operano nella trasmissione  dei documenti, garantendo grazie a questo sistema  il rispetto degli standard e un elevato livello di sicurezza. 

È importante considerare che chi opera come Access Point PEPPOL deve essere certificato da enti che sono stati preposti a livello nazionale e per l’Italia, l’ente che si occupa di farlo è AgID.

PEPPOL e la fatturazione elettronica

Efficienza nell’interscambio e nell’archiviazione dei documenti, riduzione dei costi, tempi di pagamento più certi e tracciabilità delle operazioni: la fatturazione elettronica ha portato diversi benefici alle imprese italiane.

Per funzionare, il sistema ha però bisogno di pilastri che ne possano assicurare la sicurezza e la funzionalità.

In questo contesto si inserisce la rete PEPPOL, una piattaforma a servizio dei paesi europei che hanno già attivato la fatturazione elettronica, quindi anche dell’Italia.

Ci sono alcuni elementi alla base della rete PEPPOL  che meritano di essere conosciuti:

#1 Si muove sull’infrastruttura di rete eDelivery Network

Questo permette di collegare diversi sistemi di eProcurement stabilendo una serie di processi aziendali e standard tecnici comuni.

Ciò fornisce una rete interoperabile e sicura, che collega tutti i punti di accesso utilizzando lo stesso protocollo e formati di messaggistica elettronica e applicando tecnologie di firma digitale per proteggere il contenuto dei messaggi.

Una volta collegati al Peppol eDelivery Network (tramite un Peppol Access Point), gli enti pubblici e le imprese private possono raggiungere in modo semplice e veloce qualsiasi altro partner commerciale, anche utilizzando Peppol.

#2 Possiede delle specifiche per l’interoperabilità dei documenti di Business

Peppol ha sviluppato le specifiche di interoperabilità aziendale (BIS) per i processi comuni di eProcurement per standardizzare i documenti elettronici scambiati e convalidati attraverso una rete aperta e sicura, tra l’invio e la ricezione di punti di accesso per gli acquirenti del settore pubblico e i loro fornitori in tutta Europa e oltre.

#3 Ha degli accordi per l’utilizzo della rete

Si tratta degli Transport Infrastructure Agreements (TIA), ovvero accordi tra le parti che implementano le specifiche PEPPOL per il trasporto di messaggi tra fornitori di punti di accesso. Le parti coinvolte sono le autorità PEPPOL, i fornitori di PEPPOL Access Point (AP) e PEPPOL Service Metadata Publisher (SMP).

Come funziona PEPPOL

PEPPOL funziona con una logica simile a quella dello SDI (Sistema di Interscambio) dell’Agenzia delle Entrate.

Come visto in questo articolo sulla fatturazione elettronica, il processo si basa su 4 passaggi e relaziona:

  • Chi emette la fattura e il suo Access Point PEPPOL
  • Chi riceva la fattura e il  suo Access Point del destinatario

Chi fa ‘incontrare’ questi soggetti si chiama SMP, Service Metadata Publisher, che ha il compito di garantire l’indirizzo del destinatario e di verificare la sua disponibilità a ricevere la fattura elettronica.

La sostanza è forse più chiara della teoria, perché se un’impresa vuole emettere una fattura elettronica PEPPOL deve semplicemente ricorrere a un Access Point Provider e attivare un account.

Una volta ottenute le coordinate PEPPOL del destinatario della fattura, l’impresa che deve emetterla:

  • Compila  il documento
  • Inserisce il codice relativo al destinatario
  • Lo invia al proprio Access Point, che lo elabora e lo inoltra all’Access Point del destinatario
  • Il destinatario riceverà una notifica della consegna

I vantaggi del sistema PEPPOL per le aziende

Si tratta di vantaggi immediati e anche potenziali, perché fra poco tempo questa piattaforma potrebbe diventare il punto di riferimento per gli scambi paneuropei.

Usarla adesso significa quindi essere preparati per il futuro più prossimo.

Ecco i vantaggi immediati del sistema PEPPOL per la fatturazione elettronica:

  • Abbattimento della burocrazia
  • Riduzione dei costi legati all’emissione, alla trasmissione e alla conservazione delle fatture
  • Poter contare su uno standard comune certificato
  • Grazie ai dati che si possono estrapolare dal sistema, avere le basi per la migliore pianificazione strategica della propria attività

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