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Riconciliazione bancaria: guida semplice per capire cos’è e a cosa serve

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Cos’è la riconciliazione bancaria? A cosa serve? Tracciamo il quadro di una delle operazioni che imprese e studi professionali sono chiamati a svolgere, e che spesso richiede quantità di tempo ed energie decisamente voluminose. Ne parliamo in questo articolo.

Cos’è la riconciliazione bancaria? A cosa serve? Tracciamo il quadro di una delle operazioni che imprese e studi professionali sono chiamati a svolgere, e che spesso richiede quantità di tempo ed energie decisamente voluminose.

La splendida notizia è che tutte le realtà professionali e tutte le imprese possono cambiare visione sulla riconciliazione bancaria.

E trasformarla da impegno gravoso a operazione certamente utile e necessaria, ma allo stesso tempo fluida nell’esecuzione.

Cos’è la riconciliazione bancaria?

Si tratta di un’attività di gestione aziendale, con cui si verifica che le registrazioni contabili corrispondano ai movimenti che sono riportati nell’estratto conto della banca di riferimento.

In sostanza, con la riconciliazione bancaria si controlla che i conti bancari e la contabilità aziendale corrispondano, perché solo così è possibile verificare se ci sono:

  • Possibili errori
  • Anomalie tra i registri contabili e gli estratti conto delle banche

A cosa serve la riconciliazione bancaria?

Come visto, si tratta di un’operazione di controllo, ma l’obiettivo della riconciliazione bancaria è quello di avere la contabilità allineata con tutte le operazioni che appaiono nel conto corrente bancario.

Fondamentalmente ci sono 3 attori coinvolti:

  • L’impresa che tiene la contabilità
  • La banca che registra le operazioni
  • Il soggetto che ha effettuato l’operazione (cliente che ha saldato una fattura o impresa che ha pagato una spesa)

Qual è il problema della riconciliazione bancaria?

Possiamo parlare di problemi, al plurale, perché nella riconciliazione bancaria entrano in gioco alcuni meccanismi legati ai tempi e alle modalità.

Problema legato ai tempi

L’azienda annota i movimenti contabili con tempi diversi rispetto a quelli con cui la banca registra le operazioni sul conto corrente.

Parliamo di pagamenti di fatture, di F24, di interessi bancari, di RIBA o SEPA, che nel conto bancario vengono di norma unite in distinte che hanno una valuta diversa rispetto alla data con cui l’operazione è stata registrata nella contabilità.

Ecco che la riconciliazione bancaria ha il compito e l’obiettivo di ‘far quadrare’ i movimenti, ovvero verificare che controllare che tutti i movimenti bancari siano stati presenti anche nella Prima nota contabile e viceversa.

Parliamo di Prima nota, ovvero del registro dove vengono riportate le operazioni economiche e i movimenti finanziari che un’impresa fa ogni giorno.

Questo registro è fondamentale per comprendere i flussi economici e finanziari dell’impresa ed è il punto di partenza per verificare la corrispondenza con i movimenti bancari.

Problema legato alla gestione dei documenti

I documenti coinvolti nella riconciliazione bancaria possono essere di diversi formati (Pdf, Excel, File generati dalle banche che variano da istituto da istituto,  Jpg…) e questo fa perdere moltissimo tempo agli operatori che devono eseguirla, perché devono uniformarli o usare mille e più programmi per visionarli. (Leggi questo articolo di approfondimento).

In più, questi documenti possono essere stoccati nei computer aziendali e, in caso di professionisti che tengono la contabilità, inviati/ricevuti con sistemi che hanno delle fragilità a livello di sicurezza informatica (Mail, messaggi, chat…).

Chi fa la riconciliazione bancaria?

Solitamente se ne occupa l’area amministrativa dell’impresa, ma in alcuni casi il lavoro viene affidato allo studio di professionisti commercialisti, incaricati di tenere la contabilità di impresa.

4 vantaggi della riconciliazione bancaria:

  1. Indispensabile per avere il controllo delle risorse economiche reali in azienda
  2. Indispensabile per capire se ci sono errori o anomalie nella contabilità o nel rapporto con la banca (ritardi nei pagamenti, ritardi di addebito, malfunzionamenti di sistemi…)
  3. Preziosa per gestire la prima nota e disporre di dati aggiornati (anche in previsione di controlli da parte delle autorità)
  4. Fondamentale per reperire informazioni reali e strategiche per il management

Ogni quanto si fa la riconciliazione bancaria?

Questa attività viene fatta mensilmente, trimestralmente o semestralmente, mentre le realtà più piccole di solito la eseguono una volta all’anno.

L’idea è che più i ‘conti’ vengono controllati con frequenza e costanza, maggiore è la possibilità di avere sotto controllo la situazione e di intervenire, eventualmente, con velocità in caso di errore o anomalia.

È, infatti, appurato, che quando delle voci non corrispondono, risulta alquanto complesso risalire alla causa, soprattutto se è trascorso parecchio tempo.

Come si fa l’attività di riconciliazione?

In sostanza, vengono ‘incrociati’ dei documenti, ovvero l’attività contabile, l’estratto conto del periodo da riconciliare e il documento di riconciliazione relativo al periodo che si sta controllando.

PRIMA FASE

Si controllano i saldi e, se coincidono, la procedura finisce qui, perché è tutto corretto. Se i saldi non coincidono si passa al punto seguente, prendendo nota della differenza riscontrata.

SECONDA FASE

Si controllano i singoli movimenti bancari, individuando gli importi che generano la differenza.

TERZA FASE

Si verificano le spese, perché  possono essere la causa del saldo che non coincide. Le spese vengono spesso addebitate in periodi successivi a quelli analizzati, ma hanno un codice identificativo impostato dalla banca, e questo aiuta a risolvere il problema riscontrato.

QUARTA FASE

Qualora ci siano degli scostamenti non dovuti alle spese, ma causati da operazioni non contabilizzate, si procede a correggere.

Molte aziende sono abituate ad effettuare manualmente la riconciliazione bancaria, oppure utilizzando degli strumenti informatici che NON nascono con questo scopo (ad esempio i fogli di calcolo).

Il problema è che una riconciliazione bancaria manuale o eseguita con strumenti limitanti richiede un enorme dispendio di tempo e di energia a chi la esegue.

E in più aumenta notevolmente i margini di errore.

La soluzione: la riconciliazione bancaria automatica

Riconciliare in modo rapido, semplice e soprattutto puntuale è il sogno di ogni azienda e di ogni studio di professionisti commercialisti.

La soluzione arriva dalla digitalizzazione, un processo che grazie a sistemi di Intelligenza Artificiale, permette di effettuare la riconciliazione bancaria automatizzando la procedura.

I vantaggi per l’impresa e per gli studi di professionisti commercialisti sono enormi e hanno un effetto a cascata sul benessere e sulla prosperità aziendale.

  • Il sistema scarica le fatture dall’Agenzia delle Entrate e si collega grazie alla normativa PSD2 ai conti correnti, creando la prima nota riconciliata e lo scadenziario, il tutto in modo automatizzato
  • L’impresa beneficia di un controllo puntuale dei costi e dei ricavi, grazie a report e grafici che generano dati preziosi per la pianificazione di impresa
  • L’impresa può conoscere in modo analitico il comportamento dei clienti, grazie a dati precisi e disponibili in real time
  • Chi opera nell’amministrazione o nello studio di professionisti commercialisti vede ridurre drasticamente il carico di lavoro (documenti cartacei, file in mille formati diversi e attese per raccogliere i documenti) così può lavorare in modo più semplice e qualitativo
  • Chi svolge la riconciliazione bancaria può operare anche in condivisione, in quanto si tratta di un sistema cloud
  • L’impresa e gli studi migliorano notevolmente il livello di sicurezza informatica, perché non serve più tenere documenti delicati nella scrivania o inviarli via mail al commercialista
  • L’azienda dimostra il suo cammino di digitalizzazione, e questo la rende più forte alle radici, ma anche nei confronti di soggetti terzi come le banche e gli stakeholders
  • In generale, tutti risparmiano tempo ed energie, ottenendo un risultato assolutamente più puntuale e qualitativo

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