Cosa si intende per fatturazione elettronica?
La fattura elettronica è un documento digitale, che al suo interno contiene dati su chi la emette, su chi la riceve e sull’operazione che ne è oggetto, ovvero la vendita di beni o la prestazione di servizi.
Essa ha lo stesso valore di una fattura cartacea.
Secondo le linee guida dell’Agenzia delle Entrate, la fattura elettronica si differenzia dalla fattura cartacea per due motivi principali:
- Deve essere redatta con un supporto che produce documenti digitali, semplicemente un computer, un tablet o uno smartphone;
- Deve essere trasmessa per via telematica al cliente attraverso il sistema SdI, il Sistema di interscambio
Il Sistema di interscambio ha la funzione di ‘postino’, ovvero:
- Verifica che nella fattura ci siano i dati obbligatori (qui l’articolo di riferimento, l’art. 21 ovvero 21-bis del decreto del Presidente della Repubblica 26 ottobre 1972, n. 633) e l’indirizzo PEC (Posta certificata) a cui il cliente desidera ricevere la fattura;
- Verifica che la partita IVA di chi emette la fattura elettronica e di chi la riceve esistano.
Se i controlli hanno un esito positivo, il Sistema di Interscambio consegna la fattura in modo sicuro e invia a chi la emette in che data e a che ora è stato consegnato il documento.
Quali dati cambiano nella fatturazione elettronica?
I dati che devono essere obbligatoriamente riportati nella fattura elettronica sono gli stessi della fattura cartacea:
- La data in cui viene emessa
- Il numero della fattura, che è univoco e progressivo
- I dati di chi la emette (ditta, ragione sociale, denominazione, nome, cognome, indirizzo)
- Partita IVA di chi la emette
- Partita IVA di chi la riceve
- Dati di chi la riceve (ditta, ragione sociale, denominazione, nome, cognome, indirizzo)
- Descrizione dei beni o servizi fatturati in termini di quantità e di prezzi
- Data in cui viene corrisposto il pagamento se è diverso dalla data di emissione della fattura
- Aliquota IVA e imponibile
In aggiunta, c’è l’indirizzo telematico dove il cliente decide che venga consegnata la fattura e la rende ufficialmente visibile anche alla Agenzia delle Entrate (SDI – Sistema di interscambio).
Chi ha l’obbligo di fatturazione elettronica?
La fatturazione elettronica è obbligatoria per imprese e partite IVA, anche se ci sono alcune eccezioni.
Fatturazione elettronica: chi sono i soggetti obbligati
Nel corso degli anni ci sono state delle evoluzioni sui soggetti obbligati a fare la fatturazione elettronica.
La più recente è che a partire dal 1 luglio 2022 i contribuenti forfettari e minimi che nell’anno precedente hanno percepito ricavi o compensi superiori a 25.000 euro sono obbligati a fare la fatturazione elettronica
Questo obbligo verrà esteso dal 1 gennaio 2024 anche a tutti gli altri forfettari e minimi che sono ad oggi esonerati.
La genesi della fatturazione elettronica è stata questa: dal 1 gennaio 2019, è diventata obbligatoria per le operazioni con la Pubblica amministrazione e per le cessioni di beni e prestazione di servizi tra soggetti privati, quindi (partite IVA e consumatori finali) che sono residenti o stabiliti in Italia.
Chi è escluso dal fare le fatture elettroniche?
Inizialmente, la normativa esonerava:
- i contribuenti in regime forfettario (commi 54-89, art. 1, legge 190/2014);
- i contribuenti operanti nel regime dei minimi o regime di vantaggio (commi 1 e 2, art. 27, decreto-legge 98/2011)
- i contribuenti che effettuavano cessioni di beni e prestazioni di servizi nei confronti di soggetti non residenti, in Italia comunitari ed extracomunitari.
È quindi arrivata la Legge di Bilancio, che ha escluso dalla fatturazione elettronica i soggetti tenuti all’invio dei dati al Sistema Tessera Sanitaria. Si tratta di operatori di prestazioni sanitarie come medici, fisioterapisti…
Come fare una fattura elettronica conforme alla legge?
La fattura deve essere prodotta in formato XML e quindi inviata al Sistema di Interscambio che, come visto, effettua i controlli e provvede a consegnarla al cliente.
Per questo è indispensabile munirsi di un programma per la fatturazione elettronica come quello che trovi qui.
È importante considerare che:
- I dati della fatturazione elettronica NON possono essere modificati;
- Nella fattura deve essere riportata la data e l’ora in cui è stata creata (per questo un programma di fatturazione elettronica adeguato è ciò che serve);
- Ci deve essere la firma elettronica del titolare che garantisce l’autenticità del documento se è verso la Pubblica Amministrazione o la fattura sia destinata a clienti stranieri, sia con residenza in Unione Europea che Extra Ue.
Quando serve la firma digitale nella fattura elettronica?
Come visto, la firma digitale è obbligatoria quando si emette una fattura elettronica alla Pubblica Amministrazione e anche quando il cliente è straniero, sia che risieda in un paese dell’Ue che extra Ue.
NON è necessaria la firma digitale per le fatture elettroniche che vengono emesse ai privati che sono altri titolari di partita IVA o consumatori finali con il solo codice fiscale.
Fattura elettronica e codice destinatario
Per spedire la fattura elettronica serve un indirizzo telematico o codice destinatario.
Si tratta di un codice composto da numeri e lettere che si riferisce al Sistema di Interscambio -SdI– e per questo viene chiamato anche codice SdI.
Esso identifica la piattaforma su cui deve essere recapitata la fattura elettronica e, in sostanza, indica al Sistema di Interscambio a chi recapitare le fatture.
In altre parole, permette di inviare la fattura elettronica a una persona specifica, quindi si tratta del codice che si riferisce al cliente che riceverà la fattura.
Cosa succede se il cliente ha il canale pieno?
In questo caso, chi emette la fattura riceve una notifica di impossibilità di consegna.
La copia originale della fattura viene messa a disposizione del cliente nel cassetto fiscale o sulla piattaforma ‘Fatture e corrispettivi’.
Come si fa la fattura elettronica verso chi è esente dall’obbligo o verso i consumatori finali?
Se ad esempio il cliente a cui si deve inviare la fattura rientra nel regime forfettario o è un consumatore finale, bisogna procedere in questo modo:
- Indicare sette zeri “0000000” (sette zeri) nel campo del codice destinatario;
- A seguito, chi emette fattura riceve la notifica che è stato impossibile consegnare la fattura;
- Bisogna quindi inviare al cliente un messaggio che la copia originale si trova nel suo cassetto fiscale o sulla piattaforma ‘Fatture e corrispettivi’, il tutto allegando una copia in PDF della fattura.
Che notifiche si ricevono dopo l’invio della fattura elettronica
Il Sistema di Interscambio può inviare diversi codici:
- Ricevuta consegna, se la procedura è regolare;
- Ricevuta di scarto se la fattura elettronica non è idonea;
- Mancata consegna, se la fattura non è stata consegnata per un temporaneo fallimento dell’operazione;
- Impossibilità di recapito se non è possibile inviare il documento.
Come si conservano le fatture elettroniche?
Entriamo nel campo della conservazione sostitutiva.
L’obbligo è di conservare le fatture elettroniche per 10 anni e la conservazione sostitutiva è una procedura che, attraverso la firma digitale e una definizione temporale, assicura che l’identità di chi emette fatture sia nota e accertata.
In più, questa procedura permette che le fatture elettroniche mantengano il loro valore fiscale nel corso del tempo.
Come ricevere le fatture elettroniche?
Per ricevere le fatture elettroniche dai fornitori bisogna comunicare loro il codice destinatario della piattaforma.
Occorre quindi conferire una delega al programma perché possa inviare e ricevere le fatture elettroniche all’Agenzia delle Entrate .
Un’alternativa è quella di fornire l’indirizzo di posta certificata (Pec ) dove ricevere le fatture elettroniche.
5 vantaggi della fatturazione elettronica
Come tutti i cambiamenti tecnologici, anche la fatturazione elettronica può portare grandi benefici alle imprese, eccone 5 di rilevanti.
- Digitalizza l’emissione, la gestione e l’archiviazione delle fatture con minore dispendio di tempo e più ordine;
- Permette di usare meno carta e di contribuire così alla salvaguardia delle risorse naturali;
- Migliora i rapporti con i clienti i fornitori grazie a un sistema tracciabile;
- Semplifica la contabilità
- Facilita la consultazione delle fatture quando serve
Cosa serve per fare la fatturazione elettronica
La risposta è un programma semplice, intuitivo, condivisibile e che aiuti l’impresa a svolgere questo compito in modo fluido.
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